Foreign Ministers meetings to be held at NATO headquarters on 6 and 7 December 2016

GENERAL

  1. The North Atlantic Council (NAC) will hold meetings at the level of Foreign Ministers on Tuesday 6 and Wednesday7 December 2016. All information regarding these meetings will be made available on the NATO website.
  2. The meetings will be chaired by the NATO Secretary General, Jens Stoltenberg.
  3. This media advisory marks the opening of the online accreditation website (see below).

ACCREDITATION AND SECURITY CHECKS

  1. Journalists in possession of a valid 2016 NATO permanent media pass do not need to request accreditation.
  2. Media representatives that do not have a valid 2016 NATO permanent media pass must apply for accreditation. Applications for accreditation can only be made via our online platform. This can be found by clicking on the following link: https://my.hq.nato.int/.
  3. Applications for accreditation must be submitted online no later than 12:00 noon(Brussels time) on Friday 2 December. Any requests received after this date are likely to be delayed or refused. Media representatives who have submitted the request for accreditation via the internet are encouraged to bring a print-out of the request confirmation. Late applications will not be taken into consideration for pool access.
  4. The usual NATO accreditation procedures are applicable to this meeting. Media representatives using the system for the first time will need to create a username and password and fill in personal details to establish a media profile. To complete this process a digital picture (3.5 x 4.5 cm passport-type photograph in JPEG format) and press card will also be required. The press card must be issued by a recognised national professional body of a NATO country (i.e. government, professional association or union). Media representatives that reside in Belgium should enter their Belgian press card number and issuing authority (Belgian Interior Ministry or Ministry of Foreign Affairs).
  5. Media representative that are not in possession of a valid press card will be invited to provide an official letter from their editor confirming their status as a journalist and that they will be covering the Foreign Ministers meetings.
  6. Media passes must be collected in person from the Media Accreditation Office (see opening hours) which is located at the main entrance of NATO Headquarters. Passes will not be sent by mail. To collect their pass, media representatives will be asked to present an ID card or passport and a valid national press card (or accreditation letter from a recognized media organization). Passes must be worn and visible at all times, and security personnel reserve the right to request another form of identification at any time.
  7. Media representatives are informed that security personnel will examine and may test equipment and personal effects carried onto the site. It is therefore strongly advised to arrive with sufficient lead time to clear security checks.

PROGRAMME AND POOLS

  1. The definitive program will be handed to media representatives upon accreditation. The program will provide additional information on restricted access to the opening of Council meetings and the official portrait, as well as information regarding access to press conferences and the retransmission of media events to the press working area and TV/Radio booths. Details of individual minister’s media programmes should be sought directly from the national delegation(s) concerned. A list of NATO Delegation Press Officers will be available from the Press & Media Section.
  2. Press conferences will be open to all accredited media. The opening remarks of the various NATO meetings, as well as the Secretary General’s press conference(s) will be broadcast live on the internal closed-circuit television system and can be viewed in the press working area.
  3. Access to the Council meeting room will be restricted. Only videographers and photographers in possession of a pool card will be able to cover the initial remarks from inside the Council room. To apply for a pool card please send an email to Mr Thomas Bellanger (see contacts). Please note that no confirmation will be sent. Pool cards for restricted-access events will only be given to a small number of videographers and photographers. These will be drawn from media representatives that were able to submit an accreditation request on time and can be collected from the Press Office from 10:00 hours on 6 December and from 08:00 hours on 7 December.
  4. The NATO photographers and videographers will provide video clips and photos of all the media events on the NATO website. Photos can be downloaded from www.nato.int and the B-roll and press conference videos can be downloaded live from the NATO TV & Radio Unit (see the contact details below). After each event, videos will be made available for free download from the NATOChannel.
  5. Media representative that choose to accept a NATO pool position must be aware that, in line with international practice, the act of accepting the pool accreditation implies explicit and unconditional agreement by that media representative that he/she will share immediately and upon request all information collected, and/or all material produced, while in that pool with other NATO accredited media. It further implies explicit agreement that the media representative will share the material free of charge, with no impediment from their own news organization to other journalists and with no restriction on the use of the material for legitimate news purposes.
  6. Media representatives may only accept the pool accreditation if they have the explicit backing of their employer to all of the conditions on providing pool material as outlines above.
  7. Media organisations seeking pool photo materials should first contact the Wire service photo agency of which they are a member or client. Media representatives and the news organizations that employ them who accept any material from a pool do so with the explicit and strict understanding that it must be identified as pool material any time it is used, that it can be used only for legitimate news purposes, and that the receiving party has no right to sell pool material or otherwise profit from it.

MEDIA FACILITIES

  1. Twelve TV booths and eight radio booths (each with an ISDN line, Internet access and a telephone) will be made available. They will be allocated on a first-come, first-served basis, upon request by email to the NATO TV & Radio Unit (see contact details below).
  2. Journalists, wire services and photo agencies using bulky equipment are urged to bring it to the Media Centre as of Monday 5 December.
  3. NATO also has one TV and one radio studio, which are available when not in use by senior NATO officials. These facilities are usually booked via delegations press officers wishing to accept interview requests from media organisations.
  4. A temporary press area with 170 working spaces will be set up in front of the Luns Conference Room. Electricity plugs, Wi-Fi internet, 74 LAN internet access and 54 telephones will be available. In addition, a separate space with 15 working spaces dedicated to radio (15 ISDN Lines) will be made available.
  5. The permanent “Carrington” press area will also be available (50 working spaces with electricity plugs, Wi-Fi internet, 25 LAN internet access and 42 telephones).
  6. Please note that working spaces mentioned in paragraph 21 and 22 cannot be booked in advance but media can use it on a first-come, first-served basis.

OPENING HOURS

 

Accreditation Office

Media Centre

Monday 5 December

15h00-18h00

15h00-20h00

Tuesday 6 December

10h00-17h00 (TBC)

10h00 – End of Operations

Wednesday 7 December

07h30-13h30 (TBC)

07h30 – End of Operations

PARKING

  1. Media representatives are informed that they will not be allowed to park their vehicles inside the NATO compound. They may, however, park in the west car park outside the main entrance. Uplink vans may park in a special section of the east car park, or on car park H, upon request to the NATO TV & Radio Unit.

CONTACT POINTS

Overall Coordination

Mrs. Alina Coca

Telephone: +32 (0)2 707 14 65
Coca.alina@hq.nato.int

Accreditation

Mr. Thomas Bellanger

Telephone: +32 (0)2 707 14 31
Fax: +32 (0)2 707 13 99
Bellanger.thomas@hq.nato.int
press@hq.nato.int

Requests for pool cards

By e-mail only: Bellanger.thomas@hq.nato.int

TV & Radio arrangements on site and via satellite

Mr. Henk Dekens Telephone: +32 (0)2 707 50 51
Dekens.Henk@hq.nato.int
Mr. Serge Bosmans Telephone: +32 (0)2 707 50 03
Bosmans.Serge@hq.nato.int

Mr. Eric Morel

Telephone: +32 (0)2 707 12 87
Morel.Eric@hq.nato.int

NATO  Video on demand

NATOChannel content@natochannel.tv
+32 (0)2 707 12 27

 

Réunions des Ministres des Affaires étrangères

qui se tiendront au siège de l’OTAN les 6 et 7 décembre 2016

GÉNÉRALITÉS

  1. Le Conseil de l’Atlantique Nord (« le Conseil ») se réunira au niveau des ministres des Affaires étrangères les mardi 6 et mercredi 7 décembre 2016. Toutes les informations concernant les réunions seront publiées sur le site web de l’OTAN.
  2. Les réunions seront présidées par le secrétaire général de l’OTAN, M. Jens Stoltenberg.
  3. La présente note aux médias marque l’ouverture du site web d’accréditation en ligne (voir ci-après).

ACCRÉDITATION ET CONTRÔLES DE SÉCURITÉ

  1. Les journalistes en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent valide pour 2016 n’ont pas besoin de demander une accréditation.
  2. Les représentants des médias qui ne sont pas en possession d’un laissez-passer de presse OTAN permanent valide pour 2016 doivent demander une accréditation. Les demandes d’accréditation peuvent être introduites uniquement via notre plateforme en ligne (https://my.hq.nato.int/).
  3. Les demandes d’accréditation doivent être soumises en ligne au plus tard pour le vendredi 2 décembre à 12 heures (heure de Bruxelles). Les demandes reçues après cette date risquent d’être traitées avec retard ou d’être refusées. Les représentants des médias qui auront soumis leur demande d’accréditation par internet devront présenter une copie imprimée de la confirmation de cette demande. Les demandes tardives ne seront pas prises en compte pour l’accès aux pools.
  4. Les procédures d’accréditation OTAN habituelles sont d’application pour cette réunion. Les représentants des médias qui utilisent le système pour la première fois devront créer un nom d’utilisateur et un mot de passe et encoder leurs coordonnées personnelles pour définir leur profil. Pour finaliser ce processus, ils devront également fournir une photographie numérique (photographie de type passeport, de 3,5 x 4,5 cm, en format JPEG) et une carte de presse. La carte de presse doit être délivrée par un organisme professionnel national reconnu d’un pays de l’OTAN (par exemple gouvernement, association ou syndicat professionnel). Les représentants des médias résidant en Belgique doivent indiquer leur numéro de carte de presse belge et le nom de l’autorité émettrice (ministère belge de l’Intérieur ou des Affaires étrangères).
  5. Les représentants des médias qui ne sont pas en possession d’une carte de presse valide seront invités à fournir une lettre officielle de leur éditeur confirmant qu’ils ont bien le statut de journaliste et qu’ils sont chargés de couvrir les réunions des ministres des Affaires étrangères.
  6. Les laissez-passer de presse doivent être retirés en personne au Bureau d’accréditation des médias (voir heures d’ouverture), qui se trouve à l’entrée principale du siège de l’OTAN. Les laissez-passer ne seront pas envoyés par courriel. Pour retirer leur laissez-passer, les représentants des médias seront invités à présenter une carte d’identité ou un passeport et une carte de presse nationale en règle (ou une lettre d’accréditation d’un média reconnu). Les laissez-passer devront être portés de manière visible en permanence, et le personnel de sécurité se réserve le droit de demander, à tout moment, que lui soit présentée une autre pièce d’identité.
  7. Les représentants des médias voudront bien noter que le personnel de sécurité examinera et pourra tester les appareils et les effets personnels apportés sur place. Il est donc vivement recommandé de se présenter suffisamment à l’avance pour se soumettre aux contrôles de sécurité. 

PROGRAMME ET POOLS

  1. Le programme définitif sera communiqué aux représentants des médias au moment de leur accréditation. Il contiendra des informations complémentaires sur l’accès restreint à l’ouverture des réunions du Conseil et à la photo officielle, ainsi que des informations sur l’accès aux conférences de presse et sur la retransmission des événements médias vers la zone de travail de la presse et les cabines pour la télévision et la radio. Les informations détaillées concernant les activités individuelles des ministres avec les médias devront être demandées directement aux délégations concernées. Une liste des attachés de presse des délégations auprès de l’OTAN sera disponible à la Section Presse & Médias.
  2. Les conférences de presse seront ouvertes à tous les représentants des médias accrédités. Les observations liminaires des différentes réunions OTAN et la ou les conférences de presse du secrétaire général seront retransmises en direct sur le système de télévision en circuit fermé et pourront être regardées dans la zone de travail de la presse.
  3. L’accès à la salle de réunion du Conseil sera restreint. Seuls les vidéojournalistes et les photographes en possession d’une carte de pool pourront couvrir les observations liminaires depuis l’intérieur de la salle du Conseil. Pour obtenir une carte de pool, veuillez adresser une demande par courriel à M. Thomas Bellanger (voir contacts). On voudra bien noter qu’aucune confirmation ne sera envoyée. Des cartes de pool pour les événements à accès restreint seront remises uniquement à un petit nombre de vidéojournalistes et de photographes, choisis parmi les représentants des médias qui auront soumis à temps une demande d’accréditation. Ces cartes pourront être retirées au Service Presse à partir de 10 heures le 6 décembre et à partir de 8 heures le 7 décembre.
  4. Les photographes et les vidéojournalistes de l’OTAN mettront en ligne des clips vidéo et des photos de tous les événements médias sur le site web de l’OTAN. Les photos pourront être téléchargées à partir du site www.nato.int, et les B-roll et les vidéos des conférences de presse pourront être obtenues en direct via l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci-après). Après chaque événement, les vidéos pourront être téléchargées gratuitement sur NATOChannel.
  5. Lorsqu’un représentant des médias choisit d’accepter une place au sein d’un pool OTAN, il doit être conscient qu’il s’engage explicitement et inconditionnellement, conformément aux usages internationaux, à partager immédiatement et sur demande avec les autres représentants de médias accrédités par OTAN toutes les informations recueillies et/ou tous les documents enregistrés dans le cadre de ce pool. Cela implique aussi que le représentant des médias s’engage explicitement à partager gratuitement les informations avec d’autres journalistes, sans aucune entrave de la part de son agence de presse et sans restriction concernant l’utilisation de ces éléments dans un but légitime d’information.
  6. Les représentants des médias ne peuvent accepter une accréditation pour un pool que s’ils ont obtenu l’accord exprès de leur employeur sur toutes les conditions concernant la communication des documents enregistrés dans le cadre du pool énoncées plus haut.
  7. Les médias souhaitant obtenir des clichés pris par les pools doivent d’abord contacter l’agence de presse/l’agence photographique dont ils sont membres ou clients. Les représentants des médias – et les agences de presse qui les emploient – qui acceptent des documents d’un pool le font à la condition expresse et impérative que ces documents devront être identifiés comme tels lors de toute utilisation, qu’ils pourront être utilisés uniquement dans un but légitime d’information, et que la partie destinataire n’a aucun droit de vendre ces documents ou d’en tirer profit de quelque manière que ce soit.

INSTALLATIONS MÉDIAS

  1. Douze cabines pour la télévision et huit cabines pour la radio (équipées chacune d’une ligne RNIS, d’un accès internet et d’un téléphone) seront mises à disposition. Les cabines seront attribuées en fonction de l’ordre d’arrivée des demandes, à adresser par courriel à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN (voir coordonnées ci-après).
  2. Les journalistes, les agences de presse et les agences photographiques utilisant des matériels encombrants sont instamment priés de les amener au Centre des médias à partir du lundi 5 décembre.
  3. L’OTAN possède également un studio de télévision et un studio de radio, qui sont mis à disposition lorsqu’ils ne sont pas utilisés par des hauts responsables de l’OTAN. La réservation de ces installations se fait généralement par l’intermédiaire des attachés de presse des délégations disposés à accepter des demandes d’interview des médias.
  4. Une zone de presse temporaire, comptant 170 postes de travail, sera installée en face de la salle de conférence Luns. Des prises électriques, une connexion wifi, 74 prises pour l’accès au réseau internet local (LAN) et 54 téléphones seront mis à disposition. Par ailleurs, un espace séparé comprenant 15 postes de travail réservés à la radio (15 lignes RNIS) sera mis en place.
  5. Le hall de presse permanent « Carrington » sera également disponible (50 postes de travail dotés de prises électriques, d’une connexion wifi, de 25 prises pour l’accès au réseau internet local et de 42 téléphones).
  6. On voudra bien noter que les postes de travail mentionnés aux paragraphes 21 et 22 ne peuvent être réservés à l’avance, mais seront attribués en fonction de l’ordre d’arrivée.

HEURES D’OUVERTURE

 

Bureau d’accréditation

Centre des médias

Lundi 5 décembre

15h00-18h00

15h00-20h00

Mardi 6 décembre

10h00-17h00 (à confirmer)

10h00-fin des opérations

Mercredi 7 décembre

7h30-13h30 (à confirmer)

7h30-fin des opérations

STATIONNEMENT

  1. Les représentants des médias sont informés qu’ils ne seront pas autorisés à stationner leurs véhicules à l’intérieur du site de l’OTAN ; ils pourront en revanche utiliser le parking « ouest » situé à l’extérieur, près de l’entrée principale. Les camions utilisés pour la transmission par satellite pourront stationner sur une section spéciale du parking « est », ou sur le parking H, sur demande à adresser à l’Unité Télévision et radio de l’OTAN.

POINTS DE CONTACT

Coordination générale

Mme. Alina Coca

Téléphone: +32 (0)2 707 14 65
Coca.alina@hq.nato.int

Accréditations

M. Thomas Bellanger

Téléphone: +32 (0)2 707 14 31
Fax: +32 (0)2 707 13 99
Bellanger.thomas@hq.nato.int
press@hq.nato.int

Demandes de cartes de pool

Par courriel uniquement, à l’adresse: Bellanger.thomas@hq.nato.int

Dispositions télévision et radio sur le site et par satellite

Mr. Henk Dekens Téléphone: +32 (0)2 707 50 51
Dekens.Henk@hq.nato.int
M. Serge Bosmans Téléphone: +32 (0)2 707 50 03
Bosmans.Serge@hq.nato.int

M. Eric Morel

Téléphone: +32 (0)2 707 12 87
Morel.Eric@hq.nato.int

Vidéo OTAN à la demande

NATOChannel content@natochannel.tv
+32 (0)2 707 12 27

Source: NATO

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